E-Mails ohne Pleiten, Pech und Pannen

Kürzlich ist mir ein unverzeihlicher Lapsus passiert. 

Ich schickte eine E-Mail an einen Auftraggeber. Doch statt wie gewünscht seine Kollegin ins Cc zu nehmen, schickte ich die Mail an eine Drittperson, die zwar ebenfalls im Projekt involviert war. Die aber die Mail schlicht nicht hätte erhalten dürfen. 

Scheibenkleister war mir das peinlich. 

Ich hätte mich watschen können. Denn die Person, die ich irrtümlich einkopiert hatte, schwirrte mir zu dem Zeitpunkt so was von überhaupt nicht im Kopf herum. Konklusion: ein typischer Flüchtigkeitsfehler. Hätte ich vermeiden können! Ob ich von dem Kunden je wieder einen Auftrag bekomme, weiss ich nicht. Aber es hat mich veranlasst, mich wieder einmal etwas vertiefter mit dem ach so praktischen E-Mail-Verkehr zu befassen.

Die positiven Seiten des E-Mail-Verkehrs

Mailen ist so praktisch. Wir sitzen eh den ganzen Tag am Schirm und hauen in die Tasten. Der Aufwand, schnell jemanden mit einer Mail zu beglücken, ist minim. Kein Papier in die Schreibmaschine einspannen, zig mal anfangen wegen Tippfehlern, Brief verpacken, frankieren, auf die Post tragen. Mailen ist fix erledigt, einfach schnell mal zwischendurch. Das geliebte Mailprogramm bringt also einige Vorteile mit sich. 

  • Nummer eins und wie soeben erwähnt: Mailen geht schnell.
  • Das Medium ist unkompliziert, allen vertraut und weitaus persönlicher als ein Korrespondenzbrief.
  • Ich kann damit auch Sprachnachrichten schicken.
  • Anhänge lassen sich problemlos mitsenden.
  • Man erreicht mit wenigen Klicks ganze Gruppen von Empfängern.
  • Die Funktion Bbc lässt uns je nach Bedarf Kundendaten schützen oder Personen informieren, ohne dass alle davon wissen.
  • E-Mail-Kontos lassen sich hervorragend organisieren und strukturieren, sodass man eigentlich immer eine gute Übersicht hätte.

Die Nachteile von E-Mails

Jede Medaille hat zwei Seiten. Keine Vorteile ohne Abstriche:

  • Wir bekommen alle definitiv zu viel Post.
  • Weil es so unkompliziert und persönlich zu und hergeht, vergessen viele Absender die «handelsüblichen Manieren» – und versehen ihre Mails etwa mit Emojis, oder schliessen mit «liebe Grüsse» an Personen notabene, die man nicht kennt.
  • Beim E-Mail-Ping-Pong riskiert man schnell einmal, die Übersicht zu verlieren.
  • Zu gerne nehmen Schreiberlinge eine alte Mail des Empfängers und drücken auf Antworten, auch wenn der Betreff nichts mehr mit der neuen Mail zu tun hat.
  • Weil es so schnell geht, erwarten alle stets, dass einem schnell geantwortet wird. Nach einem Tag haken wir bereits nach.
  • Vor lauter «unkompliziert» nehmen sich viele nicht die Mühe, korrekt zu schreiben, die Mails nochmals durchzulesen, auf Fehler zu überprüfen oder den Text zu layouten.
  • Da wir Mails gerne husch husch hinpfeffern, können uns Fehler passieren, wie bei mir kürzlich geschehen.
  • Weil wir Leute so einfach einkopieren können, tendieren wir dazu, weit mehr Personen als nötig einzukopieren. Die Folge:
  • Wir bekommen alle definitiv zu viel Post.

So schliesst sich der Kreis. Manchmal hege ich den Verdacht, dass es zum guten Ton gehört, über die Mailflut zu klagen – denn so unterstreicht man, wie wichtig man ist. Landet mal ein Tag lang nichts oder kaum etwas im Posteingang, fühlen wir uns sozial unterversorgt. Da müssen wir doch gleich prüfen, ob unsere Accounts auch alle einwandfrei online sind.

Ich will mich nicht darüber auslassen, wie andere ihre Mailkonto organisieren können. Das ist erstens sehr individuell und zweitens geht es mir mehr um die Kommunikation an sich als um deren Organisation.

Deshalb meine persönliche Liste, dich ich mir fest vorgenommen habe, in Zukunft einzuhalten.

E-Mail-Knigge

Meine zehn wichtigsten Regeln für den Umgang mit elektronischer Post können wir gut als kleiner E-Mail-Knigge umschreiben:

  1. E-Mails verfassen wir gleich sorgfältig wie Briefe. Wir achten auf Rechtschreibung sowie Grammatik und layouten den Text übersichtlich. 
  2. Ganz wichtig: Wir fassen uns kurz.
  3. Vor dem Absenden nehmen wir ein Korrekturlesen vor und prüfen akribisch, ob wir die richtigen Empfänger erfasst haben (Asche auf mein Haupt).
  4. Wir verteilen die Post gezielt – «Antwort an alle» oder grosszügig das Cc befüllen kann uns in Verruf bringen. 
  5. Wir schreiben Betreffzeilen, die es auf den Punkt bringen. So wissen die Empfänger sofort, um was es geht.
  6. Wir verwenden keine alten Mails, um eine neue Konversation zu beginnen. Die nicht mehr gültigen Betreffzeilen verunmöglichen nämlich uns und den Empfängern eine sinnvolle Organisation.
  7. Den Button «hohe Priorität» aktivieren wir nur in Ausnahmefällen. Wir wollen nicht als ungeduldige Drängler wahrgenommen werden. Ist etwas sehr dringend, können wir im Text höflich auf die Deadline hinweisen.
  8. Wenn wir nicht von Mails überflutet werden wollen, müssen wir uns konsequent von Newslettern abmelden, die wir eh nie lesen.
  9. Viele Mails müssen wir nicht sofort beantworten. Doch wir erstellen einen Plan, wann und wie wir sie abarbeiten. Denn sonst gehen leicht Anfragen vergessen. Gerade im Austausch mit Kunden wäre das sehr unprofessionell.
  10. Wir machen uns rar. Wir mailen nur, wenn wir auch etwas zu sagen haben. Unsere elektronische Post schicken wir ausschliesslich an jene, die sie tatsächlich benötigen.

Hmm, meine Schlussfolgerung zu diesen Ausführungen: Wenn wir uns nicht zusammenreissen, uns konzentrieren und uns wiederkehrend den Knigge vor Augen halten, bleibt der Bereich E-Mail hochgradig fehleranfällig.